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浅析出版社日常资金使用风险控制
http://www.bkpcn.com  2019/5/9 16:47:58
 
  
主题词:   出版管理(5329)   创新能力(2257)   经营管理(4057)
 
 

   【核心阅读】
    良好的职业道德直接决定着财会工作的质量,所以日常工作中一定要高度重视财会人员职业道德教育,培养他们爱岗敬业、坚持原则、务实严谨的执业风范,恪守职业底线,为出版社健康发展保驾护航。
    出版社在日常生产经营中存在各种各样的风险,比如选题策划风险、纸张采购风险、库存风险、应收账款风险、合同风险、税务风险等,这些风险最终转化为资金使用风险,如果日常防控不及时或不到位,终将对生产经营产生重大影响。在日常工作中,出版社应提高日常财务管理中防范和化解资金使用风险的能力,构建以“财务管理”为核心的企业管理理念。笔者结合日常工作实例,就资金使用风险产生的原因以及应对举措做了简要分析和阐述。

    出版社内控制度缺失或不完善、不科学

出版社日常财务管理中没有根据实际业务出台相应的财务管理制度,或已出台,但制度内容不完善、不科学,不能对实际业务起到规范指导和风险抗衡作用。
    比如:会议费支出是出版社常规业务,出版社每年都要根据实际需要召开选题大会、年度工作会、生产经营会、项目研讨会等会议,要产生会议费支出,这就需要出版社参照国家标准或上级单位要求,结合本单位实际情况制定相适应的《会议费管理办法》,并在办法中明确会议费的支出内容和支出标准,以及审批、报销的流程、原则和要求等重要内容,以此来规范和使用会议费支出。如果出版社没有出台此办法,或办法中没有明确上述重要内容,或内容不完整,就会导致会议费资金使用无论是审批环节还是报销环节均缺少制度依据去衡量和指导,所以经常会出现无会议支出报告、会议预算、会议支出范围和标准、参会人员签到记录、会议结项报告、会议结算清单等重要资金支付依据,仅凭一张发票就报销的情况,无法判断各项支出是否合理,标准是否合适,是否存在违规违纪情况?资金使用隐藏的风险不能得到及时甄别和有效防范,给出版社带来风险隐患。
    再比如:出版社日常开支离不开《资金审批权管理办法》,这种权力清单要从下到上科学、严密设置,达到相互制衡的作用。如果权力清单中没有对“一把手”费用支出做出明确的制衡规定,则会导致“一把手”发生的费用无人监管,由“一把手”自己给自己签批,显然制度设置不科学,资金使用存在风险隐患。

    内控制度形同虚设,执行不到位

    在出版社日常管理中相关制度建设比较完备,但是制度的执行力较差,知行不一,“两张皮”现象严重,资金使用隐患不断。
    比如:出版社《业务招待费管理办法》中明确规定了业务招待费的支出原则、支出标准、审批权限、报销流程及注意事项,制度很完善。但在实际业务发生时却经常会出现“无招待事由、无招待标准、无招待人数”仅凭一张就餐发票报销的情况,从上到下无人质疑,无人按照制度要求去审核该笔招待费支出是否合理,招待几人、陪同几人、人均标准是否超标等,规章制度束之高阁,按照约定成俗的习惯,一路绿灯,殊不知这种有章不循、有令不行的资金使用方式严重违背了财务审批和报销制度,极容易让人钻空子,给单位和个人带来风险隐患。

    资金安全缺乏有效合同来保障

    出版社开展日常经济业务需要签订各种经济合同来维护出版社自身利益,但在业务实际执行中往往忽略这一重要环节,不签合同或合同签署条款不严谨,内容不完整,给企业带来风险隐患。
    比如:出版社每年都会对滞销图书进行或化浆、或特价、或捐赠等不同方式的处理,以盘活呆滞资金。就图书化浆这种处理方式来讲,需要与合作方签署合同协议,在合同中明确此批图书的处理方式、图书纸浆吨数的折算方式、不同类型纸张所涉纸浆的计量单价(元/吨)、资金结算时间和结算方式、化浆证明及违约责任等必备要素,以合同来保障经济利益的流入及国有资产的安全。但在实际业务执行时,有些出版社认为这属“三重一大”事项,经过办公会集体决议或职代会通过就可以了,忽视了签署合同的重要性;或签署了合同,但对上述必备要素未作明确约定,导致会计核算时因依据不足,收入无法确认,最终双方口头约定一价格,资金入账草草了之。没有人顾及此批图书是否真的做了化浆,是否还可能重新流入市场,资金回收价值是否公允,国有资产是否得到了极大维护等。这种不严谨的合同签署方式给出版社带来很大的风险隐患。
    此外,在实际工作中,会计人员由于职业素养不够、责任心不足、会计核算基本功不扎实等原因,导致职业判断能力不足。在处理具体业务时往往只注重发票和各级领导签字,却不知发票后面还需要根据业务性质后附相关的合同协议、资金使用报告(含预算)、结算清单、验收报告、相关补充说明等重要信息对发票所涉内容进行佐证。相关佐证资料如果索要不齐全,该笔资金使用所产生的风险就不能得到及时甄别与防范,该笔会计核算也不会规范和完整。

    多措并举为出版社健康发展保驾护航

    纵观上述导致日常资金使用风险的各项因素,出版社在日常财务管理中要严加控制,采取各种有效措施将资金使用风险降至最低,具体措施如下:
    建章立制,加强内控制度建设。出版社要建章立制,根据企业自身需求科学制定各项财务管理制度,加强内控制度建设。一套行之有效的内控制度应具备以下3个条件:首先制度的制定要齐备和完善,能够覆盖经济业务全貌,使每一项业务都有章可循、有据可依,指导各项经济业务有序开展;其次制度要切合实际,要具有可操作性,要一环一环科学规范各项资金审批程序和报销流程,相互制衡,不留死角;再次制度要明确各级人员(经办人、审核人、审批人)的责任和义务以及处罚条例,强化各级人员有所为,有所不为的责任意识。符合上述条件的内控制度才能真正得到有效落实,彻底改变“两张皮”现象,起到规范日常业务,降低风险隐患的作用。
    加强合同管控意识。出版社要树立合同意识,以完善、有效的合同来明确合作双方的权利和义务,最大程度捍卫出版社自身利益。合同必备内容一定要完善、明确,具有可执行力。出版社要根据实际设立法务部门或法律人员对经济合同进行严格把关,并建立合同审批制度,明确合同的签批流程和责任,层层把关,使合同规范业务并制约风险的抗衡能力发挥极致;同时加强合同档案管理,明确合同档案管理部门,确保每一项经济合同的完整保管,便于相关部门依据合同约定办理收付款业务,有效降低风险。
    要提高会计人员职业技能。会计人员应该熟练掌握《会计法》《企业会计准则》和国家各项税收法规政策,熟悉新闻出版行业会计核算要求及本单位各项管理规定,这些都是做好财会工作必须具备的政策和理论依据。随着财税法规政策的不断更新与完善,财会人员财税知识的保质期越来越短,需要不断加强相关知识的学习,才能与时俱进做好知识衔接工作;同时财会人员也要深入了解出版社各项经济业务,充分掌握各业务板块的经营特点,才能在日常会计核算及财务管理中提高财务风险的识别、防范及预警能力,有效降低运营风险。
    加强会计人员职业素养,提高职业判断能力。会计人员的职业素养包括职业道德和执业能力,会计人员一定要打破“埋头记账”的传统模式,“不闻不问”“你好我好”“天下太平”的账房先生已不适合现代企业管理要求,现代企业要求会计人员要加强管理意识,日常工作要参与到生产经营的各个环节,将成本效益、资金使用效益和风险效益贯穿其中,告诉大家哪些可为,哪些不可为,应该怎样去为,充分发挥财务的监管意识,彻底改变“传统记账型会计”的管理理念。良好的职业道德直接决定着财会工作的质量,所以日常工作中一定要高度重视财会人员职业道德教育,培养他们爱岗敬业、坚持原则、务实严谨的执业风范,恪守职业底线,为出版社健康发展保驾护航。
    总之,通过上述几方面举措逐步提高出版社日常会计核算的质量,加强资金使用风险的甄别和抗衡能力,有效降低资金使用风险,充分发挥财务监管职能,使财务管理真正成为推动企业发展的重要工具。


(作者 孙文颖 单位:中国美术出版总社有限公司)

来源:中国新闻出版广电报/网

 
本文编辑:宏子 已阅读 298 次

 
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